Huishoudelijk Reglement
Rechten en verplichtingen van de leden van TC Hogedijk
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en - schoenen te dragen.
Artikel 2
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten te voldoen vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Als een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn/haar betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij/zij geheel aan zijn/haar financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Als een lid niet tijdig voldoet aan zijn/haar financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Opzegging van het lidmaatschap dient uitsluitend schriftelijk (per gewone post of digitaal) en voor 1 december van het lopende verenigingsjaar in het bezit te zijn van bedoelde administratie (Art 10 lid 2 van de Statuten). Als het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar wordt opgezegd, blijft de volledige contributie voor dat jaar verschuldigd (Art 8 lid 4 van de Statuten).
Artikel 3
De leden hebben, voor zover niet geschorst conform Art 9 van de Statuten, het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.
Bestuursvergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren en ook de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt ook vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij/zij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Als aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Algemene vergaderingen
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat ten minste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door ten minste vijf leden schriftelijk bij de daartoe aangewezen persoon is ingediend en ook al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt ook behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door ten minste vier andere leden.
Commissies
Artikel 9
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen ook de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden.
Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 10
De kascommissie, als bedoeld in art14, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor de overeengekomen duur, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Besluitvorming
Artikel 11
Als een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Als meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 12
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig als op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Als een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 13
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van benoeming van ereleden en leden van verdienste.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 14
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij/zij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij/zij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn/haar stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Elk jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Jaarlijks treden de in art 11 lid 15 van de Statuten genoemde adviseurs af. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij/zij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 15
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
Artikel 16
Schade aan de vereniging of aan één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 17
Het bestuur van TC Hogedijk mag een VOG (verklaring omtrent gedrag) verlangen van iedereen die in zijn/haar functie in aanraking komt met minderjarigen, mensen met een verstandelijke beperking, of andere kwetsbare groepen binnen de vereniging.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 18
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in art 5 lid 1 van de Statuten bedoelde personen;
- presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt over zijn/haar eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Artikel 19
Het bestuur is verplicht om toestemming aan de Algemene Vergadering te vragen als er uitgaven gedaan worden die de begroting met meer dan € 15.000,- overstijgen (art 12 lid 5 van de Statuten).
Aanmeldingsformulier
Artikel 20
Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.
De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
De leden zullen wijzigingen in hun adres of contactgegevens doorgeven aan de ledenadministratie.
Tennis- en Padellessen
Artikel 21
Het is niet toegestaan dat een lid tennis- of padel-lessen geeft, zonder voorafgaande toestemming van het bestuur.
Het is ook niet toegestaan dat niet-leden deelnemen aan de tennis- of padel-lessen/trainingen.
Boetes en schorsingen
Artikel 22
Tuchtrechtelijke boetes kunnen worden opgelegd tot een bedrag van 50% van het geldende en op het
betreffende lid van toepassing zijnde tarief voor een jaarlidmaatschap (Art 9 lid 4 van de Statuten).
Artikel 23
Een schorsing kan worden opgelegd voor de maximale periode van 3 kalendermaanden (Art 9 lid 5 van de Statuten).
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
Artikel 24
Het Huishoudelijk Reglement van de vereniging kan worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, als het voorstel tot wijziging op de uitnodiging voor deze vergadering is vermeld.
Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moet worden genomen met een meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen
Slotbepalingen
Artikel 25
Alle leden kunnen kennisnemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Artikel 26
Algemene ledenvergadering
Deze vinden elkaar jaar plaats in het begin van het nieuwe jaar